AOF-ACADEMY

Betinget Formatering i Outlook

5 praktiske øvelser til at forbedre din visuelle e-mail-organisering

Fordele ved Betinget Formatering:

Øvelse 1: Opret betinget formatering for reklamationer

I denne øvelse skal du oprette en regel, der automatisk formaterer e-mails med ordet "Reklamation" i emnefeltet, så de vises med rød tekst i din indbakke.

  1. Åbn Outlook og sørg for, at du kan se din indbakke
  2. Klik på fanen "Vis" i toppen af Outlook
  3. I gruppen "Aktuel visning" skal du klikke på "Indstilling for visning"
  4. I dialogboksen der åbnes, klik på knappen "Betinget formatering"
  5. I dialogboksen "Betinget formatering" skal du klikke på knappen "Tilføj"
  6. Navngiv reglen "Reklamationer" og klik på "Skrifttype"
  7. Vælg en rød farve til teksten og klik på "OK"
  8. Klik på knappen "Betingelse"
  9. I dialogboksen "Filtrér", klik på fanen "Flere valgmuligheder"
  10. I feltet "Søg efter ordet/ordene", indtast "Reklamation"
  11. I rullelisten til højre skal du vælge "i emnefeltet"
  12. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Filtrér"
  13. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Betinget formatering"
  14. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Avancerede indstillinger for visningen"
  15. Test reglen ved at sende dig selv en test-e-mail med ordet "Reklamation" i emnefeltet

TIP!

Du kan gøre søgningen mere fleksibel ved at inkludere flere varianter af ordet, f.eks. "Reklamation", "reklamation", "REKLAMATION", "reklamationer" osv. Adskil ordene med et semikolon (;) i søgefeltet.

Tjekliste:

Din regel for betinget formatering skulle nu være aktiv, og alle e-mails med ordet "Reklamation" i emnefeltet vil blive vist med rød tekst i din indbakke. Dette gør det meget nemmere at få øje på reklamationer, så du kan prioritere at håndtere dem.

Hvis reglen ikke ser ud til at virke:

  1. Kontroller, at du har stavet ordet korrekt i betingelsen
  2. Prøv at bruge små bogstaver ("reklamation") i stedet for eller i tillæg til med stort begyndelsesbogstav
  3. Sørg for, at du har valgt "i emnefeltet" og ikke f.eks. "i meddelelsesteksten"
  4. Prøv at genstarte Outlook, hvis ændringerne ikke ser ud til at træde i kraft med det samme

Øvelse 2: Fremhæv e-mails fra bestemte afsendere

I denne øvelse skal du oprette en regel, der fremhæver e-mails fra vigtige kontakter med en blå baggrundsfarve.

  1. Følg de første fire trin fra øvelse 1 for at åbne dialogboksen "Betinget formatering"
  2. Klik på knappen "Tilføj"
  3. Navngiv reglen "Vigtige kontakter" og klik på "Skrifttype"
  4. I denne dialogboks skal du:
    • Vælge "Automatisk" som skriftfarve (eller en farve, der vil være læsbar på blå baggrund)
    • Klikke på rullelisten "Farve" under "Baggrundsfarve"
    • Vælge en lyseblå farve som baggrundsfarve
    • Klikke på "OK"
  5. Klik på knappen "Betingelse"
  6. I dialogboksen "Filtrér", klik på fanen "Meddelelser"
  7. Klik på knappen "Fra..."
  8. Vælg en eller flere vigtige kontakter fra din adressebog (f.eks. din chef, vigtige kunder eller kolleger)
  9. Klik på "OK" for at lukke adressebogen
  10. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Filtrér"
  11. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Betinget formatering"
  12. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Avancerede indstillinger for visningen"
  13. Test reglen ved at bede en af de valgte kontakter om at sende dig en test-e-mail, eller se om eksisterende e-mails fra disse kontakter nu har den nye formatering

TIP!

Hvis du har mange vigtige kontakter, kan det være nyttigt at oprette separate regler for forskellige grupper af kontakter med forskellige farver, f.eks. blå for ledelsen, grøn for teammedlemmer, og lilla for vigtige kunder.

Tjekliste:

Din regel for fremhævning af vigtige kontakter skulle nu være aktiv. E-mails fra de kontakter, du har angivet, vil blive vist med en blå baggrundsfarve i din indbakke, så de straks fanger dit øje.

Yderligere muligheder for tilpasning:

  • Du kan tilføje eller fjerne kontakter fra reglen ved at redigere den eksisterende regel i stedet for at oprette en ny
  • Du kan også gøre skriften fed eller kursiv for at gøre e-mails endnu mere synlige
  • Hvis du arbejder med en bestemt gruppe eller afdeling, kan du bruge e-mail-domænet som betingelse i stedet for individuelle kontakter. For eksempel kan du fremhæve alle e-mails fra "@virksomhed.dk" ved at indtaste dette i feltet "Fra"

Husk at vælge farver, der giver god kontrast og er behagelige at se på, da du vil se denne formatering ofte.

Øvelse 3: Fremhæv e-mails sendt kun til dig

I denne øvelse skal du oprette en regel, der formaterer e-mails, hvor du er den eneste modtager (ikke CC eller BCC til andre), så de skiller sig ud.

  1. Følg de første fire trin fra øvelse 1 for at åbne dialogboksen "Betinget formatering"
  2. Klik på knappen "Tilføj"
  3. Navngiv reglen "Kun til mig" og klik på "Skrifttype"
  4. Vælg en grøn skriftfarve og gør teksten fed. Klik på "OK"
  5. Klik på knappen "Betingelse"
  6. I dialogboksen "Filtrér", klik på fanen "Mere valgmuligheder"
  7. Marker afkrydsningsfeltet "Hvor jeg er den eneste person på linjen Til"
  8. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Filtrér"
  9. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Betinget formatering"
  10. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Avancerede indstillinger for visningen"
  11. Test reglen ved at bede en kollega om at sende dig en e-mail, hvor du er den eneste modtager (ikke CC til andre)

TIP!

Denne regel er særlig nyttig for at identificere e-mails, der sandsynligvis kræver din personlige opmærksomhed eller handling, i modsætning til masseudsendte meddelelser eller FYI-e-mails.

Tjekliste:

Din regel for at fremhæve e-mails sendt kun til dig skulle nu være aktiv. Alle e-mails, hvor du er den eneste modtager i "Til"-feltet, vil blive vist med grøn, fed tekst.

Dette giver dig flere fordele:

  • Du kan hurtigt identificere e-mails, der er specifikt rettet til dig personligt
  • Du kan prioritere disse e-mails, da de ofte kræver direkte handling eller svar fra dig
  • Du kan skelne mellem personlige meddelelser og masseudsendte opdateringer eller information

Denne regel kan kombineres med andre regler for betinget formatering. Hvis der er flere regler, der gælder for samme e-mail, vil Outlook anvende den regel, der er placeret højest i listen over regler for betinget formatering.

Øvelse 4: Fremhæv e-mails med høj prioritet

I denne øvelse skal du oprette en regel, der tydeligt fremhæver e-mails, der er markeret med høj prioritet af afsenderen.

  1. Følg de første fire trin fra øvelse 1 for at åbne dialogboksen "Betinget formatering"
  2. Klik på knappen "Tilføj"
  3. Navngiv reglen "Høj prioritet" og klik på "Skrifttype"
  4. I denne dialogboks skal du:
    • Vælge en iøjnefaldende skriftfarve (f.eks. orange eller rød)
    • Markere afkrydsningsfeltet "Fed"
    • Eventuelt vælge en lys baggrundsfarve for endnu mere fremhævning
    • Klikke på "OK"
  5. Klik på knappen "Betingelse"
  6. I dialogboksen "Filtrér", klik på fanen "Mere valgmuligheder"
  7. Under "Vigtighed", vælg "Høj" fra rullelisten
  8. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Filtrér"
  9. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Betinget formatering"
  10. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Avancerede indstillinger for visningen"
  11. Test reglen ved at bede en kollega om at sende dig en e-mail markeret med høj prioritet (normalt angivet med et udråbstegn i Outlook)

TIP!

Selvom Outlook allerede markerer e-mails med høj prioritet med et udråbstegn, kan yderligere visuel formatering hjælpe med at sikre, at disse vigtige meddelelser ikke overses i en travl indbakke.

Tjekliste:

Din regel for at fremhæve e-mails med høj prioritet skulle nu være aktiv. Alle e-mails markeret med høj prioritet af afsenderen vil blive vist med den formatering, du har valgt.

Dette giver flere fordele i din daglige e-mail-håndtering:

  • Du kan øjeblikkeligt se, hvilke e-mails der er markeret som vigtige, selv når du hurtigt scanner din indbakke
  • Du reducerer risikoen for at overse kritiske meddelelser
  • Du kan prioritere din tid og opmærksomhed på de mest presserende sager

Husk, at effektiviteten af denne regel afhænger af, hvordan afsendere bruger prioritetsmarkering. Nogle bruger det sparsomt og kun til virkelig vigtige meddelelser, mens andre måske bruger det oftere.

Øvelse 5: Kombiner flere betingelser i én formateringsregel

I denne øvelse skal du oprette en avanceret regel, der kombinerer flere betingelser for at formatere særligt vigtige e-mails.

  1. Følg de første fire trin fra øvelse 1 for at åbne dialogboksen "Betinget formatering"
  2. Klik på knappen "Tilføj"
  3. Navngiv reglen "Kritiske projektemails" og klik på "Skrifttype"
  4. Vælg en kombinationen af formatering, der virkelig skiller sig ud:
    • Vælg en iøjnefaldende skriftfarve (f.eks. rød)
    • Markér afkrydsningsfelterne "Fed" og "Understreget"
    • Vælg en fremhævende baggrundsfarve (f.eks. lysegul)
    • Klik på "OK"
  5. Klik på knappen "Betingelse"
  6. I dialogboksen "Filtrér":
    • På fanen "Meddelelser", skriv et projektnavn eller nøgleord i feltet "Søg efter ordet/ordene" og vælg "i emnefeltet" fra rullelisten
    • Klik på fanen "Mere valgmuligheder" og vælg "Høj" under "Vigtighed"
    • Klik på fanen "Avanceret" for at bekræfte, at dine betingelser er forbundet med "Og" (så alle betingelser skal være opfyldt)
  7. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Filtrér"
  8. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Betinget formatering"
  9. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Avancerede indstillinger for visningen"
  10. Test reglen ved at bede en kollega om at sende dig en e-mail med høj prioritet, der indeholder projektnøgleordet i emnefeltet

TIP!

Denne type avancerede regler giver dig præcis kontrol over, hvilke e-mails der fremhæves, og reducerer "falske positiver" i din visuelle filtrering. Du kan tilføje flere betingelser for at gøre reglen endnu mere specifik.

Tjekliste:

Din avancerede regel for betinget formatering skulle nu være aktiv. E-mails, der opfylder alle de angivne betingelser (indeholder projektnøgleordet OG har høj prioritet), vil blive vist med den markante formatering, du har valgt.

Denne kombination af betingelser giver dig flere fordele:

  • Du får en meget præcis filtrering, der kun fremhæver virkelig vigtige e-mails
  • Du reducerer "visuel støj" i din indbakke ved at være selektiv med fremhævning
  • Du kan oprette et system af prioritering, der er skræddersyet til dine specifikke arbejdsbehov

Avancerede tips til betinget formatering:

  • Du kan oprette separate regler for forskellige projekter med forskellige formateringer
  • Du kan ændre rækkefølgen af dine regler i listen over betinget formatering for at styre, hvilke regler der har forrang, når flere regler gælder for samme e-mail
  • Du kan eksportere dine visningsindstillinger, inklusive betinget formatering, og importere dem på en anden computer eller dele dem med kolleger

Husk at gennemgå og opdatere dine regler regelmæssigt, så de afspejler dine aktuelle projekter og prioriteter.