AOF-ACADEMY

Medsend Egen Kalender i Outlook

3 praktiske øvelser til at dele kalenderinformation via e-mail

Fordele ved at medsende kalenderinformation:

BEMÆRK!

Når du sender en kalender via e-mail, er det kun en statisk visning af din kalender. Modtageren kan ikke interagere direkte med din kalender eller booke møder direkte fra den. Kalenderen tjener kun som et visuelt overblik over dine aktiviteter i den valgte periode.

Øvelse 1: Medsend grundlæggende kalendervisning

I denne øvelse skal du lære at medsende en grundlæggende visning af din kalender i en e-mail for at vise din tilgængelighed over en bestemt periode.

  1. Åbn Outlook og klik på "Ny e-mail" for at starte en ny e-mail
  2. Indtast en modtager i "Til" feltet (kan være dig selv, hvis du blot vil teste funktionen)
  3. Indtast et emne, f.eks. "Min tilgængelighed for næste uge"
  4. Klik på fanen "Indsæt" i toppen af e-mailvinduet
  5. Find og klik på knappen "Kalender" i sektionen "Inkluder" eller "Indhold"
  6. I dialogboksen "Send en kalender via mail" der åbnes:
    • Kontrollér, at den korrekte kalender er valgt i rullelisten "Kalender"
    • Under "Datoområde", vælg "De næste 7 dage" eller en anden passende tidsperiode
    • Under "Detalje", vælg "Kun tidspunkter"
    • Sørg for, at "Vis kun tid i arbejdstiden" IKKE er markeret, så hele dagen vises
  7. Klik på "OK" for at indsætte kalenderen i e-mailen
  8. Bemærk, at kalenderen nu vises i e-mailens brødtekst med dine aftaler for den valgte periode
  9. Tilføj en kort forklarende tekst over kalenderen, f.eks.:
  10. Kontrollér, at kalenderen vises korrekt og indeholder de relevante oplysninger
  11. Klik på "Send" for at sende e-mailen (eller gem den som kladde, hvis dette kun er en øvelse)

TIP!

Vælg en tidsperiode, der er relevant for formålet. Hvis det er for at planlægge et møde inden for de næste par dage, er "De næste 7 dage" passende. Hvis det er for længerevarende projekter, kan du vælge "Denne måned" eller endda et brugerdefineret datointerval.

Tjekliste:

Din e-mail med den indsatte kalender giver modtageren et hurtigt overblik over din tilgængelighed. Her er nogle yderligere fordele ved denne metode:

  • Det er en nem måde at dele din tilgængelighed uden at give adgang til din fulde kalender
  • Modtageren behøver ikke at have Exchange eller samme kalendersystem som dig
  • Det fungerer også på mobile enheder, hvor modtageren kan se kalenderen direkte i e-mailen

Ved at vælge "Kun tidspunkter" som detaljeniveau viser du kun, hvornår du er optaget eller ledig, uden at afsløre detaljer om dine møder. Dette er særligt nyttigt, når du kommunikerer med eksterne kontakter, hvor du ikke ønsker at dele fortrolige mødeemner.

Husk, at kalenderen er et statisk billede på det tidspunkt, du sender e-mailen. Hvis dine planer ændrer sig efter afsendelse af e-mailen, vil modtageren ikke automatisk se opdateringerne. I sådanne tilfælde kan du overveje at sende en opdateret version af din kalender.

Øvelse 2: Tilpas detaljeniveauet i den medsendte kalender

I denne øvelse skal du lære at tilpasse niveauet af detaljer i den medsendte kalender, så du kan kontrollere, hvor meget information modtageren kan se.

  1. Åbn Outlook og start en ny e-mail som i øvelse 1
  2. Klik på fanen "Indsæt" og find knappen "Kalender"
  3. I dialogboksen "Send en kalender via mail":
    • Vælg din kalender og tidsperiode som før
    • Denne gang skal du eksperimentere med forskellige indstillinger under "Detalje":
  4. Prøv først indstillingen "Fuld detalje":
    • Vælg "Fuld detalje" fra rullelisten
    • Klik på "OK"
    • Bemærk, at kalenderen nu viser fulde detaljer for alle dine aftaler, inklusive emner, lokationer og evt. noter
  5. Slet den indsatte kalender fra e-mailen og prøv igen med "Begrænset detalje":
    • Klik på fanen "Indsæt" og "Kalender" igen
    • Vælg "Begrænset detalje" fra rullelisten
    • Klik på "OK"
    • Bemærk forskellen - denne indstilling viser emner, men skjuler yderligere detaljer som noter og mødeindhold
  6. Slet igen og prøv med "Tilgængelighed":
    • Klik på fanen "Indsæt" og "Kalender" igen
    • Vælg "Tilgængelighed" fra rullelisten
    • Klik på "OK"
    • Bemærk, at denne indstilling kun viser status (Ledig, Optaget, osv.) uden nogen emner eller detaljer
  7. Eksperimenter også med indstillingen "Vis kun tid i arbejdstiden":
    • Prøv at markere dette afkrydsningsfelt og bemærk, at kun din definerede arbejdstid vises
    • Fjern markeringen igen for at se hele dagen
  8. Vælg det detaljeniveau, der er mest passende for dit formål:
    • For kolleger i samme team: "Fuld detalje" eller "Begrænset detalje"
    • For eksterne kontakter: "Tilgængelighed" eller "Kun tidspunkter"
  9. Tilføj en forklarende tekst til e-mailen, der forklarer formålet med at dele din kalender
  10. Klik på "Send" eller gem som kladde

TIP!

Tænk nøje over, hvilke detaljer der er relevante for modtageren. For meget information kan være overvældende, mens for lidt information måske ikke giver tilstrækkeligt overblik. "Begrænset detalje" er ofte et godt kompromis, da det giver kontekst (emner) uden at afsløre fortroligt indhold.

Tjekliste:

De forskellige detaljeniveauer giver dig fleksibilitet i forhold til, hvor meget information du vil dele:

Detaljeniveau Hvad vises Bedst til
Fuld detalje Alt indhold fra kalenderposterne, inklusive emne, lokation, noter og deltagere Tætte kolleger, teammedlemmer, når kontekst er vigtig
Begrænset detalje Emner og lokationer, men ikke noter eller detaljeret indhold Samarbejdspartnere, ledere, når der er behov for kontekst men ikke alle detaljer
Tilgængelighed Kun statusinformation (Ledig, Optaget, Foreløbig, Ikke til stede) Eksterne kontakter, når du kun vil vise, hvornår du er ledig
Kun tidspunkter Viser kun tidspunkter, hvor du har aftaler, uden statusinformation Simpel visning af optagne tidspunkter

Overvejelser ved valg af detaljeniveau:

  • Fortrolighed: Vær opmærksom på, at "Fuld detalje" kan afsløre følsomme oplysninger eller interne projektnavne
  • Kontekst: "Begrænset detalje" giver modtageren kontekst om, hvilken type møder du har, hvilket kan hjælpe med at forstå din tilgængelighed
  • Privatliv: "Tilgængelighed" er god, når du vil beskytte detaljer om dine aktiviteter, men stadig vise, hvornår du er optaget

Ved at vælge det rette detaljeniveau for den rette modtager, kan du balancere åbenhed og fortrolighed, samtidig med at du effektivt kommunikerer din tilgængelighed.

Øvelse 3: Medsend kalender til mødekoordinering

I denne øvelse skal du lære at bruge funktionen til at medsende kalenderen specifikt til formål omkring mødekoordinering, og hvordan du effektivt kan kommunikere dine foretrukne mødetidspunkter.

  1. Åbn Outlook og start en ny e-mail
  2. Indtast en modtager, som du skal planlægge et møde med
  3. Skriv et klart emne, f.eks. "Forslag til mødetidspunkter - næste uge"
  4. Start med at skrive en indledende tekst, der forklarer formålet med e-mailen:
  5. Klik på fanen "Indsæt" og knappen "Kalender"
  6. I dialogboksen "Send en kalender via mail":
    • Vælg din kalender
    • Vælg datoområdet for næste uge
    • Vælg "Begrænset detalje" eller "Tilgængelighed" under "Detalje"
    • Hvis du kun vil vise arbejdstiden, markér "Vis kun tid i arbejdstiden"
    • Klik på "OK"
  7. Bemærk, at kalenderen nu er indsat efter din tekst
  8. For at gøre det nemmere for modtageren at identificere dine foreslåede tidspunkter, kan du:
    • Fremhæve de foretrukne tidspunkter i din tekst med fed eller farve
    • Eller tilføje en sætning som: "De foreslåede tidspunkter er markeret med grønt i min kalender" (hvis din kalendervisning understøtter dette)
  9. Afslut e-mailen med en opfordring til handling og din signatur:
  10. Gennemgå e-mailen for at sikre, at kalenderen vises korrekt og at dine foreslåede tidspunkter er klart kommunikeret
  11. Klik på "Send" eller gem som kladde

TIP!

For at gøre mødekoordineringen endnu nemmere, kan du bede modtageren om at svare med deres egen kalender for samme periode. På denne måde kan I begge se hinandens tilgængelighed og hurtigt identificere fælles ledige tidspunkter. Du kan tilføje en sætning som: "Hvis det er muligt, må du også gerne dele din kalender for samme periode, så vi nemmere kan finde et passende tidspunkt."

Tjekliste:

Ved at kombinere specifikt foreslåede tidspunkter med en visuel kalendervisning, giver du modtageren flere muligheder for at forstå din tilgængelighed:

  • Specifik tekst: Giver klare forslag, som modtageren kan reagere direkte på
  • Visuel kalender: Giver kontekst og viser alternativer, hvis ingen af de foreslåede tidspunkter fungerer

Denne kombinerede tilgang er særligt effektiv til:

  1. Komplekse planlægningssituationer: Når flere personer er involveret, eller når der er mange begrænsninger
  2. Eksterne kontakter: Som måske ikke har adgang til din ledig/optaget-information gennem planlægningsassistenten
  3. Fleksibel planlægning: Når du har flere mulige tidspunkter og vil give modtageren valgmuligheder

Avancerede teknikker for effektiv mødekoordinering via e-mail:

  • Rangordning af forslag: Angiv dine foretrukne tidspunkter i prioriteret rækkefølge
  • Tidszonespecifikation: Hvis modtageren er i en anden tidszone, specificér tydeligt, hvilken tidszone dine forslag er baseret på
  • Alternativ tilgang: Giv modtageren mulighed for at foreslå alternative tidspunkter, hvis ingen af dine forslag fungerer

Ved at følge denne strukturerede tilgang til mødekoordinering via e-mail, kan du reducere antallet af e-mails frem og tilbage og hurtigere nå frem til et aftalt mødetidspunkt.