AOF-ACADEMY

Hurtige Trin i Outlook

5 praktiske øvelser til at effektivisere din e-mail-håndtering

Fordele ved Hurtige Trin:

Øvelse 1: Opret et Hurtigt Trin til at flytte e-mails til en mappe

I denne øvelse skal du oprette et simpelt Hurtigt Trin, der flytter markerede e-mails til en bestemt mappe.

  1. Åbn Outlook og sørg for, at du kan se fanen "Startside" i toppen
  2. Find sektionen "Hurtige trin" på båndet (typisk midt på fanen "Startside")
  3. Klik på "Opret ny" eller "Nyt hurtigt trin" i Hurtige trin-menuen
  4. Vælg "Flyt til mappe" fra listen over foruddefinerede trin
  5. I dialogboksen der åbnes:
    • Navngiv det hurtige trin, f.eks. "Flyt til PROJEKTER"
    • Vælg den mappe, du vil flytte e-mails til (f.eks. en projektmappe du allerede har oprettet)
    • Vælg eventuelt et ikon til dit hurtige trin
    • Klik på "Gem"
  6. Test dit nye hurtige trin:
    • Vælg en e-mail i din indbakke
    • Klik på dit nye hurtige trin i Hurtige trin-sektionen
    • Kontroller, at e-mailen er blevet flyttet til den valgte mappe

TIP!

Vælg et kort, beskrivende navn til dit hurtige trin, så du hurtigt kan genkende dets funktion. Hvis du ofte arbejder med flere projekter, kan du oprette separate hurtige trin for hver projektmappe for endnu hurtigere sortering.

Tjekliste:

Dit hurtige trin til at flytte e-mails skulle nu være tilgængeligt i Hurtige trin-sektionen på fanen "Startside". Når du har valgt en e-mail og klikker på dette hurtige trin, flyttes e-mailen straks til den angivne mappe.

Sådan ser processen typisk ud:

  1. Du vælger en e-mail i indbakken
  2. Du klikker på "Flyt til PROJEKTER" i Hurtige trin-sektionen
  3. E-mailen forsvinder fra indbakken og placeres i projektmappen

Dette sparer dig for flere klik, som du ellers skulle have lavet for at flytte e-mailen manuelt (højreklik → Flyt → Vælg mappe → Klik OK).

Øvelse 2: Opret et Hurtigt Trin med flere handlinger

I denne øvelse skal du oprette et avanceret Hurtigt Trin, der udfører flere handlinger på én gang: markere e-mailen som læst, sætte et flag og flytte den til en mappe.

  1. Klik på "Opret ny" eller "Nyt hurtigt trin" i Hurtige trin-menuen
  2. Vælg "Brugerdefineret" fra listen
  3. I dialogboksen "Rediger hurtigt trin":
    • Navngiv det, f.eks. "Flagg og arkiver"
    • Under "Handlinger", vælg "Marker som læst" fra den første rullemenu
    • Klik på "Tilføj handling"
    • Vælg "Kategoriser meddelelse" og vælg en passende kategori (eller opret en ny)
    • Klik på "Tilføj handling" igen
    • Vælg "Flag meddelelse" og vælg "Til opfølgning"
    • Klik på "Tilføj handling" igen
    • Vælg "Flyt til mappe" og vælg en passende arkivmappe
    • Vælg eventuelt et ikon
    • Klik på "Gem"
  4. Test dit nye hurtige trin på en e-mail for at sikre, at alle handlinger udføres korrekt

TIP!

Dette type hurtige trin er særligt nyttigt til e-mails, der kræver opfølgning senere, men som du ikke vil have liggende i indbakken. Du kan nemt finde alle flagede e-mails ved at bruge visningen "Til opfølgning" i Outlook.

Tjekliste:

Dit multihandlings-hurtige trin udfører nu følgende handlinger med et enkelt klik:

  1. Markerer e-mailen som læst (fjerner fed skrift)
  2. Tilføjer en kategori til e-mailen (farvekodet)
  3. Sætter et flag for opfølgning på e-mailen
  4. Flytter e-mailen til den valgte arkivmappe

Dette sparer dig for mange manuelle handlinger og sikrer konsistent håndtering af e-mails, der kræver lignende behandling. Du kan finde alle e-mails med flag ved at klikke på "Til opfølgning" i mappelisten eller ved at bruge søgning.

Øvelse 3: Opret et Hurtigt Trin til at svare og arkivere

I denne øvelse skal du oprette et Hurtigt Trin, der starter et svar på en e-mail og derefter flytter den originale e-mail til en arkivmappe.

  1. Klik på "Opret ny" eller "Nyt hurtigt trin" i Hurtige trin-menuen
  2. Vælg "Svar" fra listen over foruddefinerede trin
  3. I dialogboksen der åbnes:
    • Navngiv det hurtige trin, f.eks. "Svar og arkiver"
    • Marker afkrydsningsfeltet "Flyt e-mail til mappe efter svar er sendt" (hvis tilgængeligt)
    • Vælg en arkivmappe, f.eks. "Besvaret"
    • Du kan eventuelt tilføje standardtekst til dine svar i tekstfeltet "Tekst"
    • Vælg et ikon
    • Klik på "Gem"
  4. Alternativt, hvis indstillingen "Flyt e-mail til mappe efter svar er sendt" ikke er tilgængelig:
    • Vælg "Brugerdefineret" i stedet for "Svar"
    • Navngiv det "Svar og arkiver"
    • Første handling: Vælg "Svar"
    • Klik på "Tilføj handling"
    • Anden handling: Vælg "Flyt til mappe" og vælg arkivmappen
    • Vælg et ikon og klik på "Gem"
  5. Test dit nye hurtige trin:
    • Vælg en e-mail i din indbakke
    • Klik på dit nye hurtige trin
    • Skriv et svar og send det
    • Kontroller, at den originale e-mail er flyttet til arkivmappen

TIP!

Dette hurtige trin er særligt nyttigt til e-mails, der kun kræver et kort svar og derefter kan arkiveres. Hvis du ofte sender lignende svar, kan du inkludere standardtekst i dit hurtige trin, så du kun behøver at tilpasse en del af svaret.

Tjekliste:

Dit "Svar og arkiver" hurtige trin kombinerer nu to almindelige handlinger i ét klik:

  1. Det åbner et svarvindue til den valgte e-mail
  2. Efter du har sendt svaret, flyttes den originale e-mail automatisk til arkivmappen

Dette er særligt effektivt for at holde din indbakke ren, da e-mails, du har reageret på, automatisk fjernes. Hvis du inkluderede standardtekst, vil denne tekst automatisk være indsat i dit svar, så du kun behøver at tilpasse eller tilføje specifik information.

Bemærk: Afhængigt af din version af Outlook, kan det være at den originale e-mail flyttes med det samme, når du klikker på det hurtige trin, eller først når du har sendt dit svar. Dette afhænger af, hvordan du har konfigureret det hurtige trin.

Øvelse 4: Opret et Hurtigt Trin til at videresende til et team

I denne øvelse skal du oprette et Hurtigt Trin, der videresender den valgte e-mail til flere modtagere (f.eks. dit team) og tilføjer en standardbemærkning.

  1. Klik på "Opret ny" eller "Nyt hurtigt trin" i Hurtige trin-menuen
  2. Vælg "Videresend" fra listen eller "Brugerdefineret" hvis du vil tilføje flere handlinger
  3. I dialogboksen der åbnes:
    • Navngiv det hurtige trin, f.eks. "Send til team"
    • I feltet "Til" skal du tilføje e-mailadresserne på dine teammedlemmer
    • I tekstfeltet kan du tilføje en standardbemærkning, f.eks. "FYI - Dette kunne være relevant for vores projekt:"
    • Hvis du bruger "Brugerdefineret", kan du tilføje yderligere handlinger, f.eks. "Flyt til mappe" eller "Kategoriser"
    • Vælg et ikon
    • Klik på "Gem"
  4. Test dit nye hurtige trin:
    • Vælg en e-mail i din indbakke
    • Klik på dit nye hurtige trin
    • Kontroller, at der åbnes et nyt vindue til videresendelse med de angivne modtagere og standardbemærkningen
    • Du kan eventuelt tilpasse bemærkningen før afsendelse

TIP!

Dette hurtige trin er særligt nyttigt i projektarbejde, hvor du ofte skal dele information med de samme teammedlemmer. Ved at have deres e-mailadresser foruddefineret i det hurtige trin, sparer du tid på at skulle tilføje dem manuelt hver gang.

Tjekliste:

Dit "Send til team" hurtige trin gør det nu nemt at dele relevant information med dit team. Når du klikker på dette hurtige trin:

  1. Åbnes et nyt videresendelsesvindue
  2. E-mailadresserne på dine teammedlemmer er allerede tilføjet i "Til" feltet
  3. Din standardbemærkning er automatisk indsat i begyndelsen af e-mailen
  4. Du kan tilføje yderligere kommentarer eller information efter behov
  5. Hvis du tilføjede ekstra handlinger, udføres disse også (f.eks. kategorisering eller flytning af den originale e-mail)

Dette er særligt nyttigt i miljøer, hvor information skal deles med de samme personer regelmæssigt, og du ønsker at sikre konsistent kommunikation.

Øvelse 5: Administrer og tilpas dine Hurtige Trin

I denne øvelse skal du lære at administrere, redigere og organisere dine Hurtige Trin, så de passer bedst til din arbejdsgang.

  1. I Outlook, klik på "Administrer hurtige trin" i Hurtige trin-menuen (eller klik på pilen i nederste højre hjørne af Hurtige trin-sektionen)
  2. I dialogboksen "Administrer hurtige trin":
    • Gennemgå dine eksisterende hurtige trin
    • Vælg et af de hurtige trin, du har oprettet i de tidligere øvelser
    • Klik på "Rediger" for at ændre indstillingerne
    • Prøv at tilføje en ekstra handling eller ændre en eksisterende handling
    • Klik på "Gem"
  3. Omarranger rækkefølgen af dine hurtige trin:
    • I samme dialogboks, brug pilene "Flyt op" og "Flyt ned" til at ændre rækkefølgen af dine hurtige trin
    • Placer de mest brugte hurtige trin øverst
  4. Opret en kopi af et eksisterende hurtigt trin:
    • Vælg et hurtigt trin
    • Klik på "Dupliker"
    • Omdøb kopien og foretag små ændringer (f.eks. en anden destinationsmappe eller en anden standardtekst)
    • Klik på "Gem"
  5. Fjern et uønsket hurtigt trin:
    • Vælg et hurtigt trin, du ikke længere har brug for
    • Klik på "Slet"
    • Bekræft sletningen
  6. Klik på "OK" for at lukke dialogboksen og anvende dine ændringer

TIP!

Regelmæssig vedligeholdelse af dine Hurtige Trin holder dem relevante og effektive. Placer dine mest brugte Hurtige Trin øverst, så de er lettere at finde. Dupliker eksisterende Hurtige Trin som udgangspunkt for lignende, men lidt anderledes handlinger - det sparer tid i forhold til at oprette dem fra bunden.

Tjekliste:

Du har nu lært at administrere dine Hurtige Trin effektivt. Her er nogle yderligere tips til at få det meste ud af Hurtige Trin:

  • Tastaturudløsere: Du kan tildele tastaturgenveje til dine mest brugte Hurtige Trin. I dialogboksen "Rediger hurtigt trin" kan du vælge en tastekombination (typisk Ctrl + Skift + et tal).
  • Eksportér og importér: Hvis du arbejder på flere computere eller vil dele dine Hurtige Trin med kolleger, kan du eksportere dem til en fil og importere dem på en anden computer. Dette gøres via fanen "Filer" → "Indstillinger" → "Avanceret" → "Eksportér/Importér".
  • Gruppér lignende handlinger: Hold relaterede Hurtige Trin sammen i listen, så de er lette at finde. F.eks. kan alle projektrelaterede Hurtige Trin placeres sammen.
  • Revurdér regelmæssigt: Gennemgå dine Hurtige Trin en gang i kvartalet for at sikre, at de stadig er relevante for dine nuværende arbejdsopgaver.

Med effektiv brug af Hurtige Trin kan du automatisere mange aspekter af din daglige e-mail-håndtering og spare værdifuld tid.