AOF-ACADEMY

Indstilling af kalenderen i Outlook

3 praktiske øvelser til at tilpasse din Outlook-kalender

Fordele ved at tilpasse kalenderindstillinger:

Øvelse 1: Tilpas arbejdsuge og mødeindstillinger

I denne øvelse skal du tilpasse kalenderens arbejdsuge til dine reelle arbejdstider og indstille automatisk buffer mellem møder.

  1. Åbn Outlook og klik på "Kalender" i nederste venstre hjørne
  2. Klik på fanen "Filer" i øverste venstre hjørne
  3. Vælg "Indstillinger" → "Indstillinger for Outlook" (eller lignende, afhængigt af din Outlook-version)
  4. I venstre side af dialogboksen, klik på "Kalender"
  5. Find sektionen "Arbejdstid" og indstil:
    • Starttidspunkt for din arbejdsdag (f.eks. 08:00)
    • Sluttidspunkt for din arbejdsdag (f.eks. 17:00)
    • Markér de dage, der udgør din arbejdsuge (typisk mandag til fredag)
    • Vælg første dag i ugen i kalenderen (typisk mandag)
    • Vælg første uge i året (hvis relevant)
  6. Find sektionen "Kalenderindstillinger" og indstil:
    • Markér afkrydsningsfeltet "Afkort aftaler og møder" for at tilføje en buffer mellem møder
    • Vælg "Aktuel tidligt" eller "Alle" fra rullelisten, afhængigt af om du vil anvende det på alle møder eller kun dem, du opretter
    • I feltet "Mindsket med en time" vælg "5 minutter" (eller dit foretrukne buffer-interval)
  7. Under "Standardvarigheden for nye aftaler og møder", vælg din foretrukne standardvarighed (typisk 30 minutter)
  8. Klik på "OK" for at gemme dine indstillinger
  9. Test dine nye indstillinger ved at oprette et nyt møde i kalenderen og bekræfte, at standardvarigheden er korrekt, og at mødet slutter 5 minutter før den angivne sluttid

TIP!

Ved at indstille en 5-minutters buffer mellem møder får du tid til at forberede dig til det næste møde, besvare hurtige e-mails eller bare strække benene. Dette kan være særligt nyttigt på dage med mange back-to-back møder.

Tjekliste:

Dine kalenderindstillinger skulle nu være tilpasset til din arbejdsuge med automatisk buffer mellem møder. Dette giver flere fordele:

  • Din kalender viser nu kun de dage og tider, hvor du reelt er på arbejde, hvilket gør planlægning mere intuitiv
  • Folk, der booker møder med dig, vil se, at dine møder slutter 5 minutter før, hvilket giver dig tid til at forberede dig til det næste møde
  • Din standardvarighed for møder er nu indstillet, så du ikke behøver at justere varigheden hver gang

Hvis du opdager, at 5 minutter ikke er tilstrækkeligt, kan du altid gå tilbage til indstillingerne og justere bufferens længde. Nogle foretrækker 10 eller 15 minutter mellem længere møder.

Husk, at du altid kan tilsidesætte disse standardindstillinger for specifikke møder, hvis det er nødvendigt.

Øvelse 2: Tilføj helligdage og indstil standardfarver i kalenderen

I denne øvelse skal du tilføje nationale helligdage til din kalender og indstille standardfarver for forskellige typer af aftaler.

  1. Følg trinene 1-4 fra øvelse 1 for at åbne kalenderindstillingerne
  2. Find sektionen "Kalenderindstillinger" og klik på knappen "Tilføj helligdage..."
  3. I dialogboksen "Tilføj helligdage til kalenderen":
    • Markér afkrydsningsfeltet ud for dit land (f.eks. "Denmark - Danmark")
    • Hvis du arbejder internationalt, kan du også markere andre relevante lande
    • Klik på "OK" for at tilføje helligdagene
  4. Vent mens Outlook tilføjer helligdagene til din kalender
  5. Find nu sektionen "Visningsindstillinger" eller "Farver" (placeringen kan variere afhængigt af din Outlook-version)
  6. Klik på rullelisten "Standardkalenderfarve" og vælg en farve, der skal bruges som standard for dine kalenderaftaler
  7. Hvis det er muligt i din version, kan du også indstille standardfarver for andre typer af aftaler:
    • Møder du er arrangør af
    • Møder du er inviteret til
    • Fravær/Optaget tid
  8. Markér eller fjern markeringen af "Brug denne farve i alle kalendere" afhængigt af dine præferencer
  9. Klik på "OK" for at gemme dine indstillinger
  10. Gå tilbage til kalendervisningen og bekræft, at:
    • Helligdage er tilføjet og vises i kalenderen
    • Nye aftaler vises med den valgte standardfarve

TIP!

Vælg farver, der giver god kontrast og er lette at skelne fra hinanden. For eksempel kan du bruge blå for møder, du arrangerer, grøn for møder, du deltager i, og rød for fraværsperioder. Dette giver et hurtigt visuelt overblik over din kalender.

Tjekliste:

Din kalender er nu forbedret med nationale helligdage og personlige farveindstillinger. Dette giver flere fordele:

  • Du kan nemt se, hvornår der er helligdage, og undgå at planlægge vigtige møder på disse dage
  • Farvekoordinering gør det lettere at skelne mellem forskellige typer af aktiviteter i din kalender
  • Det giver et bedre visuelt overblik over din tid og forpligtelser

Bemærk, at helligdage normalt vises som heldagsbegivenheder øverst i din kalender. Hvis du ikke kan se dem, kan du prøve at ændre din kalendervisning eller kontrollere, at helligdagskalenderne er valgt i listen over kalendere.

Hvis du senere ønsker at fjerne helligdage, kan du gøre dette ved at:

  1. Gå til Kalendervisning
  2. I listen over kalendere i venstre side, find "Helligdage i [dit land]"
  3. Højreklik på denne kalender og vælg "Slet kalender"

Øvelse 3: Opsæt visning af flere tidszoner i kalenderen

I denne øvelse skal du konfigurere din kalender til at vise flere tidszoner samtidigt, hvilket er nyttigt, hvis du arbejder med kolleger eller kunder i forskellige dele af verden.

  1. Følg trinene 1-4 fra øvelse 1 for at åbne kalenderindstillingerne
  2. Find sektionen "Tidszoner" (typisk under fanen "Kalender")
  3. Kontrollér, at din primære tidszone er korrekt indstillet:
    • Angiv et beskrivende navn til din lokale tidszone (f.eks. "København")
    • Vælg den korrekte tidszone fra rullelisten (f.eks. "(UTC+01:00) København, Stockholm, Oslo, Madrid, Paris")
  4. Markér afkrydsningsfeltet "Vis en anden tidszone"
  5. For den anden tidszone:
    • Angiv et beskrivende navn (f.eks. "New York" eller "Vestkysten")
    • Vælg den relevante tidszone fra rullelisten (f.eks. "(UTC-05:00) Eastern Time (US & Canada)" for New York)
  6. Hvis du arbejder med folk i flere regioner, kan du eventuelt også markere "Vis en tredje tidszone" og konfigurere denne
  7. Klik på "OK" for at gemme dine indstillinger
  8. Gå tilbage til kalendervisningen og kontrollér:
    • De valgte tidszoner vises nu i kolonner ved siden af din kalender
    • Tiderne vises korrekt for hver tidszone
  9. Opret et testmøde og bemærk, hvordan tiden vises i alle konfigurerede tidszoner

TIP!

Når du planlægger internationale møder, brug tidszone-visningen til at finde tidspunkter, der fungerer godt for alle deltagere. Undgå at planlægge møder, der falder uden for normal arbejdstid i nogen af de relevante tidszoner, medmindre det er absolut nødvendigt.

Tjekliste:

Din kalender viser nu flere tidszoner samtidigt, hvilket giver dig følgende fordele:

  • Du kan nemt se, hvad klokken er i forskellige dele af verden, når du planlægger internationale møder
  • Du kan undgå at planlægge møder på ubelejlige tidspunkter for deltagere i andre tidszoner
  • Du får et bedre overblik over din arbejdsdag i forhold til internationale kolleger og kunder

Praktiske tip til at arbejde med flere tidszoner:

  • Når du sender mødeindkaldelser til internationale deltagere, vil Outlook automatisk konvertere tidspunktet til modtagerens tidszone
  • Vær opmærksom på sommertid/vintertid, da disse skift kan ske på forskellige datoer i forskellige lande
  • Overvej at inkludere "lokal tid" for alle vigtige deltagere, når du kommunikerer om mødetidspunkter i e-mails

Hvis du ikke længere har brug for at se en bestemt tidszone, kan du altid gå tilbage til indstillingerne og fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet "Vis en anden tidszone" eller "Vis en tredje tidszone".