Øvelse 1: Opret og navngiv kategorier
I denne øvelse skal du oprette og navngive kategorier, der passer til din arbejdssituation.
- Åbn Outlook og lokaliser en e-mail i din indbakke
- Højreklik på e-mailen og vælg "Kategoriser" → "Alle kategorier"
- I dialogboksen "Farve kategorier" skal du klikke på "Ny"
- Opret følgende kategorier (med passende farver):
- PROJEKT A (Rød)
- PROJEKT B (Blå)
- VIGTIGT (Gul)
- OPFØLGNING (Orange)
- PERSONLIGT (Lilla)
- For hver kategori skal du vælge en passende farve og klikke på "OK"
- Når du har oprettet alle kategorier, klik på "OK" for at lukke dialogboksen
TIP!
Vælg farver, der intuitivt passer til kategorierne. For eksempel er rød ofte forbundet med vigtige ting, grøn med afsluttede opgaver, og gul med ting der kræver opmærksomhed. Brug STORE BOGSTAVER i kategorierne for konsistent navngivning.
Tjekliste:
Dine kategorier skulle nu være tilgængelige, når du klikker på "Kategoriser" i Outlook. De bør vises med deres respektive farver og navne.
Bemærk: I Outlook med Exchange eller Office 365 synkroniseres dine kategorier på tværs af enheder, så du ser de samme kategorier, uanset hvilken enhed du bruger til at åbne din e-mail.
Øvelse 2: Tildel kategorier til e-mails
I denne øvelse skal du øve dig i at tildele kategorier til forskellige e-mails og tildele flere kategorier til samme e-mail.
- Åbn din indbakke og find tre forskellige e-mails
- For den første e-mail: Højreklik og vælg "Kategoriser" → "PROJEKT A"
- For den anden e-mail: Klik på e-mailen og tryk på hurtigtasten (som standard er dette tasterne 1-9 for de første ni kategorier)
- For den tredje e-mail: Tildel to kategorier ved at:
- Højreklik og vælg "Kategoriser" → "VIGTIGT"
- Højreklik igen og vælg "Kategoriser" → "OPFØLGNING"
- Alternativt for den tredje e-mail: Højreklik, vælg "Kategoriser" → "Alle kategorier", marker begge kategorier, og klik "OK"
TIP!
Du kan hurtigt tildele kategorier ved at klikke på kategorifarverne i e-mailens højre side i listevisningen. Du kan også indstille hurtigtaster for dine mest brugte kategorier ved at gå til "Kategoriser" → "Alle kategorier" → Vælg kategori → "Hurtigtast".
Tjekliste:
Dine e-mails skulle nu have farvede kategorimærker i højre side af listevisningen:
- Den første e-mail har et rødt mærke (PROJEKT A)
- Den anden e-mail har det mærke, du valgte via hurtigtasten
- Den tredje e-mail har to mærker: et gult (VIGTIGT) og et orange (OPFØLGNING)
Når du holder musen over et kategorimærke, vises navnet på kategorien.
Øvelse 3: Filtrer e-mails efter kategori
I denne øvelse skal du lære at filtrere dine e-mails efter kategorier for at få et bedre overblik.
- Åbn din indbakke eller en anden mappe med kategoriserede e-mails
- Klik på "Filtrer e-mail" knappen i øverste højre hjørne (tragt-ikonet) eller klik på "Dato" i listevisningen og find filtreringsmuligheder
- Vælg "Kategoriseret" og derefter den kategori, du vil filtrere efter, f.eks. "PROJEKT A"
- Se hvordan listen nu kun viser e-mails med den valgte kategori
- For at se e-mails med flere kategorier, klik igen på "Filtrer e-mail" → "Kategoriseret" → vælg en anden kategori, f.eks. "VIGTIGT"
- For at fjerne filteret, klik på "Filtrer e-mail" → "Ryd alle filtre"
TIP!
Du kan også sortere efter kategorier ved at klikke på kolonneoverskriften "Kategorier". Hvis denne kolonne ikke vises, kan du højreklikke på kolonneoverskrifterne og vælge "Vis kolonner" → "Kategorier".
Tjekliste:
Når du filtrerer efter en kategori, viser Outlook kun de e-mails, der har denne kategori tildelt. Dette er særligt nyttigt, når du leder efter alle e-mails relateret til et bestemt projekt eller emne, uanset hvilken mappe de er placeret i.
Du kan også bruge avanceret søgning ved at klikke på "Søg" og derefter "Avanceret søgning" for at søge efter e-mails med specifikke kategorier på tværs af mapper.
Øvelse 4: Brug kategorier i kalenderen
I denne øvelse skal du lære at bruge kategorier i Outlook-kalenderen for at markere forskellige typer aftaler.
- Skift til kalendervisningen i Outlook ved at klikke på "Kalender" i nederste venstre hjørne
- Opret en ny aftale ved at dobbeltklikke på et tidspunkt i kalenderen
- Giv aftalen et navn, f.eks. "Møde om Projekt A"
- Før du gemmer aftalen, klik på "Kategoriser" i aftalevinduet
- Vælg kategorien "PROJEKT A" (eller en anden relevant kategori)
- Gem aftalen ved at klikke på "Gem og luk"
- Opret endnu en aftale og tildel den kategorien "PROJEKT B"
- Bemærk hvordan aftalerne vises med forskellige farver i kalenderen
TIP!
Kategorier i kalenderen giver et hurtigt visuelt overblik over forskellige typer aftaler. Du kan også filtrere kalendervisningen efter kategorier ved at klikke på "Vis" → "Vis/Skjul" → "Farve" → vælg kategori.
Tjekliste:
Dine aftaler bør nu vises med de farvekoder, der svarer til deres kategorier. Dette gør det nemt at skelne mellem forskellige typer aftaler i kalenderen.
Du kan også:
- Højreklikke på en aftale for hurtigt at ændre dens kategori
- Tildele flere kategorier til samme aftale
- Oprette tilbagevendende aftaler med en bestemt kategori
- Filtrere kalendervisningen, så du kun ser aftaler fra bestemte kategorier
Øvelse 5: Opret et møde fra en kategoriseret e-mail
I denne øvelse skal du lære, hvordan kategorier overføres, når du opretter et møde baseret på en e-mail.
- Find en e-mail, som du allerede har tildelt en kategori (f.eks. "PROJEKT A")
- Højreklik på e-mailen og vælg "Svare med møde" eller "Svare alle med møde"
- Bemærk, at mødeaftalen automatisk arver kategorien fra e-mailen
- Tilføj eventuelle detaljer til mødet (dato, tid, deltagere osv.)
- Send mødeindkaldelsen
- Skift til kalendervisning for at bekræfte, at mødet vises med den korrekte kategoris farve
TIP!
Denne funktion er særligt nyttig, når du håndterer e-mails fra forskellige projekter. Ved at beholde kategorien sikres det, at alle relaterede aftaler og e-mails er konsistent mærket, hvilket gør det nemmere at holde styr på forskellige projekter.
Tjekliste:
Når du opretter et møde fra en kategoriseret e-mail, bør mødet automatisk have samme kategori. Dette skaber en konsistent organisering på tværs af e-mails og kalenderaftaler.
Du kan kontrollere denne integration ved at:
- Se mødet i kalenderen, hvor det bør have samme farve som kategorien på den oprindelige e-mail
- Åbne mødedetaljer og bekræfte, at kategorien er korrekt angivet
- Bemærke, at hvis du ændrer kategorien på mødet, påvirker det ikke den oprindelige e-mail
Denne integrerede funktionalitet er en af de stærke fordele ved at bruge kategorier konsekvent i Outlook.