AOF-ACADEMY

Planlægningsassistenten i Outlook

3 praktiske øvelser til effektiv mødekoordinering

Fordele ved at bruge planlægningsassistenten:

BEMÆRK!

For at planlægningsassistenten kan vise andres tilgængelighed, kræver det, at du har de nødvendige tilladelser til at se kollegernes kalendere. Dette er typisk tilfældet i organisationer, der bruger Microsoft Exchange Server eller Microsoft 365.

Øvelse 1: Grundlæggende brug af planlægningsassistenten

I denne øvelse skal du lære at bruge planlægningsassistenten til at planlægge et møde med kolleger og finde et tidspunkt, der passer alle.

  1. Åbn Outlook og klik på "Kalender" i navigationsruden
  2. Klik på "Nyt møde" eller "Ny aftale" knappen i værktøjslinjen
  3. I mødevinduet, tilføj følgende grundlæggende oplysninger:
    • Titel: "Teammøde" (eller et andet passende navn)
    • Start- og sluttidspunkt: Vælg et tidspunkt senere på ugen
  4. Tilføj deltagere ved at indtaste e-mailadresser i "Til" feltet
    • Tilføj mindst 2-3 kolleger, hvis muligt
    • Du kan også klikke på "Til" knappen for at åbne adressebogen og vælge deltagere derfra
  5. Når du har tilføjet deltagere, klik på fanen "Planlægningsassistent" i båndmenuen
    • Dette åbner en visning, der viser alle deltageres tilgængelighed
    • Bemærk, at dit valgte tidspunkt er markeret i visningen
  6. Kig på farvekodningen i planlægningsassistenten:
    Ledig
    Optaget
    Foreløbig
    Ikke til stede
  7. Find et tidspunkt, hvor alle deltagere er ledige (hvide områder i tidslinjen)
  8. Hvis dit oprindeligt valgte tidspunkt viser konflikter (farvede områder), prøv at justere mødetidspunktet:
    • Klik og træk i det markerede mødetidsrum for at flytte det til et tidspunkt, hvor alle er ledige
    • Eller juster start- og sluttidspunktet direkte i felterne øverst i planlægningsassistenten
  9. Når du har fundet et passende tidspunkt, klik på "Aftale" fanen for at vende tilbage til mødeoplysningerne
  10. Tilføj eventuelt flere detaljer som placering eller beskrivelse
  11. Klik på "Send" for at sende mødeindkaldelsen til deltagerne (eller luk vinduet uden at sende, hvis dette bare er en øvelse)

TIP!

Du kan bruge planlægningsassistenten til at finde ledige tidspunkter flere uger frem i tiden. Brug pileknapperne i planlægningsassistenten til at navigere mellem forskellige dage, eller vælg en specifik dato i kalendervælgeren øverst.

Tjekliste:

Ved at bruge planlægningsassistenten kan du nemt se, hvornår alle mødedeltagere er ledige, og dermed undgå tidskrævende e-mail-udvekslinger for at finde et passende mødetidspunkt.

Nøgleelementer i planlægningsassistenten:

  • Deltagerliste: Viser alle inviterede deltagere og deres tilgængelighed
  • Tidslinjen: Viser ledig/optaget-information for hver deltager
  • Mødemarkør: Det blå område, der viser det aktuelt valgte mødetidspunkt
  • Farvekodning: Forskellige farver viser forskellige tilgængelighedsstatus

Husk, at planlægningsassistenten kun viser tilgængelighed baseret på kalenderinformation. Hvis en kollega ikke har opdateret sin kalender korrekt, kan der stadig opstå konflikter.

Du kan også justere mødevarigheden ved at trække i håndtagene i enderne af mødemarkøren, hvis du har brug for at gøre mødet længere eller kortere.

Øvelse 2: Avanceret brug af planlægningsassistenten med ressourcer

I denne øvelse skal du lære at inkludere ressourcer som mødelokaler i din mødekoordinering og håndtere forskellige deltagertyper.

  1. Start et nyt møde som i øvelse 1 og tilføj nogle deltagere
  2. Klik på fanen "Planlægningsassistent"
  3. Find sektionen for ressourcer eller rum (ofte i bunden af deltagerlisten)
    • Hvis din organisation bruger ressourcekaldendere til mødelokaler, vil disse være tilgængelige her
    • Alternativt kan du tilføje mødelokaler via adressebogen eller ved at skrive deres e-mailadresse i "Lokation" feltet
  4. Tilføj et mødelokale til dit møde:
    • Klik på "Tilføj rum" eller lignende knap i planlægningsassistenten
    • Vælg et mødelokale fra listen over tilgængelige lokaler
    • Alternativt kan du klikke på "Rum Finder" (hvis tilgængelig) for at søge efter ledige lokaler
  5. Bemærk, at mødelokaler nu vises i planlægningsassistenten sammen med deltagerne
  6. Eksperimenter med forskellige deltagertyper:
    • Højreklik på en deltager i planlægningsassistenten
    • Vælg "Deltagertype" og eksperimenter med indstillingerne:
      • "Obligatorisk": Deltagere, der skal være til stede (standard)
      • "Valgfri": Deltagere, der kan deltage, men ikke er afgørende
      • "Ressource": For mødelokaler eller udstyr
  7. Prøv at tilpasse visningen i planlægningsassistenten:
    • Brug skydeknappen for tidsskalaen for at zoome ind eller ud på tidsvisningen
    • Markér eller afmarkér "Vis kun arbejdstid" for at fokusere på relevante tidspunkter
    • Markér eller afmarkér "Vis tidslinjer med detaljer" for at se mere eller mindre detaljeret information
  8. Find et tidspunkt, hvor både alle obligatoriske deltagere og det ønskede mødelokale er ledige
  9. Prøv at ændre mødevarigheden:
    • Træk i enderne af mødemarkøren for at forlænge eller forkorte mødet
    • Bemærk, hvordan dette påvirker tilgængeligheden
  10. Vend tilbage til mødeoplysningerne og bemærk, at mødelokalet nu er tilføjet som en ressource

TIP!

Brug "Valgfri" deltagertypen for personer, der ikke er kritiske for mødet, men som kunne have gavn af at deltage. På denne måde behøver du ikke at finde et tidspunkt, der passer alle, men kun de obligatoriske deltagere. Du kan også gruppere deltagere for at få et bedre overblik ved at højreklikke og vælge "Gruppér efter" og derefter vælge en grupperingsmetode.

Tjekliste:

Ved at inkludere ressourcer og bruge forskellige deltagertyper kan du optimere din mødekoordinering:

  • Ressourcebooking: Ved at tilføje mødelokaler direkte i planlægningsassistenten sikrer du, at lokalet er ledigt og automatisk bliver reserveret, når mødet oprettes.
  • Deltagertyper: Ved at skelne mellem obligatoriske og valgfrie deltagere kan du prioritere, hvis kalender der er vigtigst at tage hensyn til.
  • Visningsindstillinger: Tilpasning af visningen hjælper dig med at fokusere på de mest relevante tidspunkter og information.

Hvis din organisation har mange mødelokaler, kan du bruge "Rum Finder" funktionen til at søge efter ledige lokaler baseret på kriterier som kapacitet, placering eller udstyr.

Husk også, at når du tilføjer et mødelokale som ressource, vil lokalet automatisk blive reserveret, når mødeindkaldelsen sendes. Dette sikrer, at der ikke opstår dobbeltbookinger af lokaler.

Øvelse 3: Ændre og opdatere eksisterende møder med planlægningsassistenten

I denne øvelse skal du lære at bruge planlægningsassistenten til at ændre og opdatere allerede planlagte møder.

  1. Åbn din Outlook-kalender og find et eksisterende møde, som du har oprettet
    • Hvis du ikke har et eksisterende møde, opret et hurtigt testmøde som beskrevet i øvelse 1
  2. Dobbeltklik på mødet for at åbne det
  3. Bemærk, at du nu arbejder i "Møde" eller "Opdater møde" visningen i stedet for "Nyt møde"
  4. Klik på fanen "Planlægningsassistent" for at åbne planlægningsassistenten for det eksisterende møde
  5. Prøv at ændre mødetidspunktet:
    • Klik og træk mødemarkøren til et nyt tidspunkt
    • Bemærk, hvordan start- og sluttidspunkterne opdateres automatisk
  6. Tilføj en ny deltager til mødet:
    • Indtast en ny e-mailadresse i "Tilføj deltagere" feltet i planlægningsassistenten
    • Eller klik på "Tilføj andre" og vælg en kollega fra adressebogen
    • Bemærk, hvordan den nye deltagers tilgængelighed vises i planlægningsassistenten
  7. Hvis den nye deltager har konflikter med det nuværende tidspunkt, prøv at finde et nyt tidspunkt, der passer alle
    • Brug pileknapperne for at navigere til forskellige dage
    • Søg efter hvide områder, hvor alle er ledige
  8. Når du har fundet et nyt passende tidspunkt, vend tilbage til mødeoplysningerne
  9. Tilføj en bemærkning i mødeteksten om, at mødet er blevet flyttet eller ændret
  10. Vælg, hvordan du vil sende opdateringen:
    • Klik på "Send opdatering" for at sende en opdatering til alle deltagere
    • Eller luk mødet uden at sende, hvis dette bare er en øvelse
  11. Eksperimenter med gentagende møder (valgfrit):
    • Åbn et gentagende møde, hvis du har et
    • Bemærk dialogboksen, der spørger, om du vil ændre "kun denne forekomst" eller "hele serien"
    • Vælg "hele serien" og brug planlægningsassistenten til at finde et nyt tidspunkt for alle fremtidige møder

TIP!

Når du ændrer et eksisterende møde, kan du tilføje en kort forklaring i mødeteksten om, hvorfor mødet er blevet flyttet eller ændret. Dette hjælper deltagerne med at forstå ændringen og reducerer forvirring. Brug også "Vis som" indstillingen til at angive, hvordan mødet skal vises i din og andres kalendere (Ledig, Arbejder et andet sted, Foreløbig, Optaget eller Ikke til stede).

Tjekliste:

Effektiv håndtering af mødeændringer er en vigtig kompetence. Her er nogle yderligere tips til at håndtere mødeændringer professionelt:

  • Kommunikation er nøglen: Når du ændrer et møde, bør du altid forklare årsagen til ændringen i mødeteksten. Dette viser respekt for deltagernes tid.
  • Tidszoneovervejelser: Hvis du har deltagere fra forskellige tidszoner, kan du bruge "Vis tidszoner" funktionen i planlægningsassistenten for at sikre, at tidspunktet er rimeligt for alle.
  • Gentagende møder: Vær forsigtig med at ændre gentagende møder. Overvej, om ændringen skal gælde for alle fremtidige møder eller kun for en enkelt forekomst.

For møder, der ofte ændres, kan du overveje at:

  1. Oprette mødet som "Foreløbig" indtil tidspunktet er endeligt bekræftet
  2. Bruge en længere mødeperiode end nødvendigt og derefter justere den, når du har mere præcis information
  3. Inkludere buffertid før og efter mødet for at give fleksibilitet

Husk, at når du sender en mødeændring, modtager alle deltagere en opdatering, og deres kalendere opdateres automatisk. Dette sparer alle tid og reducerer risikoen for misforståelser.