AOF-ACADEMY

Regler i Outlook

5 praktiske øvelser til automatisering af e-mail-håndtering

Vigtig information: Når du opretter regler i Outlook, vil nye e-mails, der matcher reglen, automatisk flyttes til den angivne mappe uden at passere gennem din indbakke. Husk derfor at tilføje dine vigtigste mapper til Favoritter, så du nemt kan se nye e-mails i disse mapper.

Øvelse 1: Opret en grundlæggende regel for en bestemt afsender

I denne øvelse skal du oprette en enkel regel, der automatisk flytter e-mails fra en bestemt afsender til en specifik mappe.

  1. Start med at oprette en ny mappe, som e-mails fra en bestemt afsender skal flyttes til:
    • Højreklik på "Indbakke" i mappevisningen
    • Vælg "Ny mappe"
    • Navngiv mappen, f.eks. "01. VIGTIGE KONTAKTER"
  2. Find en e-mail fra en afsender, som du modtager regelmæssigt (f.eks. en kollega eller nyhedsbrev)
  3. Højreklik på e-mailen og vælg "Regler" → "Opret regel"
  4. I dialogboksen "Opret regel" skal du:
    • Markere "Fra [afsenderens navn]" (dette er ofte allerede markeret)
    • Markere "Flyt e-mail til mappe"
    • Klikke på "Vælg mappe" og vælge den mappe, du lige har oprettet ("01. VIGTIGE KONTAKTER")
  5. Klik på "OK" for at oprette reglen
  6. Når du bliver spurgt, om du vil køre reglen på e-mails i den aktuelle mappe, skal du markere afkrydsningsfeltet og klikke på "OK", hvis du ønsker at flytte eksisterende e-mails

TIP!

Navngiv dine mapper med numre og STORE BOGSTAVER for konsistens og bedre organisering. F.eks. "01. LEVERANDØRER" eller "02. KUNDER". Dette sikrer også, at mapperne vises i den ønskede rækkefølge.

Tjekliste:

Din regel er nu aktiv, og e-mails fra den valgte afsender vil automatisk blive flyttet til mappen "01. VIGTIGE KONTAKTER". Du kan verificere, at reglen fungerer korrekt ved at:

  1. Kontrollere, at eksisterende e-mails fra afsenderen er blevet flyttet til den nye mappe (hvis du valgte at køre reglen på eksisterende e-mails)
  2. Bede afsenderen om at sende dig en test-e-mail for at se, om den automatisk flyttes til den rigtige mappe
  3. Kontrollere, at reglen er aktiv ved at gå til "Regler" → "Administrer regler og beskeder" og verificere, at der er et markeret afkrydsningsfelt ud for din nye regel

Øvelse 2: Opret en regel baseret på emne

I denne øvelse skal du oprette en regel, der flytter e-mails med bestemte ord i emnefeltet til en dedikeret mappe.

  1. Opret en ny mappe til projektet (f.eks. "02. PROJEKT X")
  2. Vælg fanen "Startside" i Outlook
  3. Klik på "Regler" og vælg "Administrer regler og beskeder"
  4. Klik på knappen "Ny regel"
  5. Vælg "Anvend regel på meddelelser, jeg modtager" og klik på "Næste"
  6. Marker afkrydsningsfeltet "med specifikke ord i emnefeltet"
  7. Klik på "specifikke ord" i regelbeskrivelsen
  8. I dialogboksen "Søg tekst" skal du indtaste nøgleord relateret til projektet (f.eks. "Projekt X" eller "PX")
  9. Klik på "Tilføj" og derefter "OK"
  10. Klik på "Næste"
  11. Marker afkrydsningsfeltet "flyt den til den angivne mappe"
  12. Klik på "angivne" i regelbeskrivelsen og vælg mappen "02. PROJEKT X"
  13. Klik på "Næste", gennemgå eventuelle undtagelser (du kan springe dette over), og klik på "Næste" igen
  14. Navngiv reglen (f.eks. "Projekt X emner") og klik på "Udfør"

TIP!

Vær specifik med dine nøgleord for at undgå, at irrelevante e-mails bliver fanget af reglen. Hvis du arbejder med flere projekter, kan du oprette separate regler og mapper for hvert projekt for at holde dem adskilt.

Tjekliste:

Din regel baseret på emne er nu aktiv. Alle indkommende e-mails med de angivne nøgleord i emnefeltet vil automatisk blive sorteret til mappen "02. PROJEKT X".

For at teste reglen:

  1. Send dig selv en e-mail med "Projekt X" eller det valgte nøgleord i emnefeltet
  2. Kontroller, at e-mailen automatisk flyttes til den korrekte mappe

Hvis reglen ikke fungerer som forventet, kan du redigere den ved at gå til "Regler" → "Administrer regler og beskeder", vælge reglen og klikke på "Rediger regel".

Øvelse 3: Opret en avanceret regel med flere betingelser

I denne øvelse skal du oprette en mere kompleks regel, der kombinerer flere betingelser for at give dig præcis kontrol over e-mail-sorteringen.

  1. Opret en ny mappe med navnet "03. VIGTIGE EKSTERNE"
  2. Gå til "Regler" → "Administrer regler og beskeder"
  3. Klik på "Ny regel" og vælg "Start fra en tom regel"
  4. Vælg "Anvend regel på meddelelser, jeg modtager" og klik på "Næste"
  5. Vælg flere betingelser ved at markere følgende afkrydsningsfelter:
    • "sendt kun til mig" (dette sikrer, at e-mailen ikke er sendt til flere personer)
    • "fra personer eller offentlig gruppe" (for at angive specifikke eksterne kontakter)
    • "markeret som vigtighed" (for at fange e-mails markeret som høj vigtighed)
  6. Klik på "personer eller offentlig gruppe" i regelbeskrivelsen
  7. Vælg en eller flere eksterne kontakter fra din adressebog (f.eks. vigtige kunder eller samarbejdspartnere) og klik på "Fra ->" og derefter "OK"
  8. Klik på "vigtighed" i regelbeskrivelsen og vælg "Høj"
  9. Klik på "Næste"
  10. Marker afkrydsningsfelterne for de handlinger, du vil udføre:
    • "flyt den til den angivne mappe" (vælg "03. VIGTIGE EKSTERNE")
    • "afspil en lyd" (vælg en lyd for at få besked om vigtige e-mails)
    • "vis en besked i Ny post-vinduet" (indtast en beskedtekst, f.eks. "Vigtig e-mail modtaget")
  11. Klik på "Næste", navngiv reglen "Vigtige eksterne kontakter" og klik på "Udfør"

TIP!

Avancerede regler med flere betingelser giver dig mulighed for at være meget specifik med, hvilke e-mails der fanges. Pas dog på ikke at gøre reglen for restriktiv, da den så måske ikke fanger alle relevante e-mails. Test reglen grundigt for at sikre, at den fungerer som forventet.

Tjekliste:

Din avancerede regel er nu konfigureret til at fange e-mails, der opfylder alle følgende kriterier:

  • E-mailen er kun sendt til dig (ikke cc'et til andre)
  • E-mailen er fra en af de angivne eksterne kontakter
  • E-mailen er markeret med høj vigtighed

Når en e-mail opfylder alle disse kriterier, vil Outlook:

  • Flytte e-mailen til mappen "03. VIGTIGE EKSTERNE"
  • Afspille den valgte lyd
  • Vise en besked på skærmen

Dette giver dig øjeblikkelig besked om vigtige e-mails, selv om de ikke vises i din indbakke.

Øvelse 4: Opret en regel til automatisk arkivering af nyhedsbreve

I denne øvelse skal du oprette en regel, der automatisk sorterer nyhedsbreve og abonnementer til en arkivmappe for at holde din indbakke ren.

  1. Opret en ny mappe med navnet "04. NYHEDSBREVE"
  2. Gå til "Regler" → "Administrer regler og beskeder"
  3. Klik på "Ny regel" og vælg "Start fra en tom regel"
  4. Vælg "Anvend regel på meddelelser, jeg modtager" og klik på "Næste"
  5. Du har to muligheder for at fange nyhedsbreve:
    • Mulighed 1: Marker "fra personer eller offentlig gruppe" og tilføj e-mailadresser for nyhedsbreve
    • Mulighed 2: Marker "med specifikke ord i emnefeltet" og tilføj ord som "Nyhedsbrev", "Newsletter", "Opdatering", "Update", osv.
  6. Vælg den mulighed, der passer bedst til dine behov, eller kombiner begge
  7. Klik på "Næste"
  8. Marker "flyt den til den angivne mappe" og vælg mappen "04. NYHEDSBREVE"
  9. Klik på "Næste", navngiv reglen "Arkiver nyhedsbreve" og klik på "Udfør"
  10. For at teste reglen kan du køre den på eksisterende e-mails ved at markere afkrydsningsfeltet "Kør regel nu på meddelelser i Indbakke"

TIP!

Hvis du modtager nyhedsbreve fra mange forskellige afsendere, kan det være mere effektivt at bruge emneord eller domænenavne frem for at tilføje hver enkelt afsender. Du kan også oprette undermapper i "NYHEDSBREVE" for forskellige kategorier, f.eks. "01. TECH", "02. FINANS", osv.

Tjekliste:

Din regel til automatisk arkivering af nyhedsbreve er nu aktiv. Dette vil hjælpe med at holde din indbakke ren og fokuseret på vigtige personlige meddelelser, mens nyhedsbreve og abonnementer samles på ét sted.

En alternativ tilgang:

Du kan også oprette denne regel ved at højreklikke på et nyhedsbrev i din indbakke og vælge "Regler" → "Opret regel". Outlook vil automatisk foreslå at oprette en regel baseret på afsenderen. Dette er en hurtig måde at oprette regler for specifikke nyhedsbreve på.

Husk at tilføje mappen "04. NYHEDSBREVE" til dine favoritter, så du nemt kan tjekke nye nyhedsbreve, selv om de ikke længere vises i din indbakke.

Øvelse 5: Redigere og administrere eksisterende regler

I denne øvelse skal du lære at administrere, redigere og prioritere dine eksisterende regler for at sikre, at de fungerer optimalt sammen.

  1. Gå til "Regler" → "Administrer regler og beskeder"
  2. Du vil nu se en liste over alle dine aktive regler
  3. Vælg en af de regler, du har oprettet i de tidligere øvelser
  4. Klik på knappen "Rediger regel" for at ændre regelens betingelser eller handlinger
  5. Prøv at tilføje en ekstra betingelse eller handling til reglen
  6. Klik på "OK" for at gemme ændringerne
  7. Ændr rækkefølgen af dine regler ved at vælge en regel og klikke på pil op/ned knapperne
  8. Husk, at regler udføres i den rækkefølge, de er angivet i listen, så de vigtigste regler bør stå øverst
  9. Deaktiver midlertidigt en regel ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for reglen
  10. Slet en regel, du ikke længere har brug for, ved at vælge reglen og klikke på "Slet"

TIP!

Regelmæssig vedligeholdelse af dine regler er vigtig for at sikre, at de fortsætter med at fungere effektivt. Efterhånden som dine e-mail-vaner ændrer sig, kan du have brug for at justere eksisterende regler eller oprette nye. Gennemgå dine regler mindst en gang i kvartalet for at sikre, at de stadig er relevante.

Tjekliste:

Du har nu lært at administrere dine Outlook-regler effektivt. Her er nogle yderligere tips til regeladministration:

  • Regelrækkefølge er vigtig: Hvis en e-mail opfylder betingelserne for flere regler, vil den første regel i listen blive anvendt først. Hvis reglen indeholder en "stop behandling" handling, vil efterfølgende regler ikke blive anvendt på den pågældende e-mail.
  • Kopiér i stedet for at flytte: Hvis du vil beholde en kopi af visse e-mails i din indbakke, kan du ændre reglen til at "kopiere til mappe" i stedet for at "flytte til mappe".
  • Fejlfinding: Hvis en regel ikke fungerer som forventet, kan du prøve at deaktivere andre regler midlertidigt for at identificere eventuelle konflikter. Du kan også kontrollere regelens betingelser for at sikre, at de ikke er for restriktive.
  • Backup af regler: Du kan eksportere dine regler ved at klikke på "Muligheder" → "Eksporter regler" i dialogboksen "Regler og beskeder". Dette er nyttigt, hvis du skifter computer eller vil dele dine regler med kolleger.