AOF-ACADEMY

Struktur & Kategorier i Outlook

10 praktiske øvelser til implementering af mappestruktur, organisering og kategorisering

Del 1: Mappestruktur

Øvelse 1: Opret en grundlæggende mappestruktur

I denne øvelse skal du oprette en basal mappestruktur med korrekt navngivning.

  1. Åbn Outlook og lokaliser din "Indbakke" i navigationsruden
  2. Højreklik på "Indbakke" og vælg "Ny mappe"
  3. Opret følgende mapper med præcis denne navngivning:
    • 00. TO DO
    • 01. KUNDER
    • 02. LEVERANDØRER
    • 03. PROJEKTER
  4. Højreklik på "01. KUNDER" og opret undermapperne:
    • 01. AKTIVE
    • 02. POTENTIELLE

TIP!

Brug nummersystemet konsekvent for at sikre, at mapperne altid vises i den rigtige rækkefølge. Numre og store bogstaver gør det nemt at skelne mapper fra almindelige e-mails.

Tjekliste:

Din mappestruktur bør nu se sådan ud:

  • Indbakke
    • 00. TO DO
    • 01. KUNDER
      • 01. AKTIVE
      • 02. POTENTIELLE
    • 02. LEVERANDØRER
    • 03. PROJEKTER

Øvelse 2: Tilføj mapper til Favoritter

I denne øvelse skal du lære at bruge Favoritter til at få hurtig adgang til dine vigtigste mapper.

  1. Find sektionen "Favoritter" øverst i navigationsruden i Outlook
  2. Find mappen "00. TO DO" som du oprettede i Øvelse 1
  3. Højreklik på mappen og vælg "Vis i Favoritter"
  4. Gentag processen for mappen "01. KUNDER"
  5. Kontrollér at begge mapper nu vises i Favoritter-sektionen
  6. Du kan ændre rækkefølgen af mapper i Favoritter ved at trække dem op eller ned

TIP!

Tilføj kun de mapper til Favoritter, som du bruger hyppigt eller som modtager nye e-mails via regler. Dette holder din navigationspanel overskuelig.

Tjekliste:

Din Favoritter-sektion bør nu indeholde:

  • Favoritter
    • Indbakke (standardelement)
    • Sendt post (standardelement)
    • 00. TO DO
    • 01. KUNDER

Du kan når som helst fjerne en mappe fra Favoritter ved at højreklikke på den i Favoritter-sektionen og vælge "Fjern fra Favoritter".

Øvelse 3: Opret en enkel regel for e-mails

I denne øvelse skal du oprette en regel, der automatisk flytter e-mails til den rette mappe.

  1. Vælg fanen "Startside" i Outlook
  2. Klik på "Regler" og vælg "Administrer regler og beskeder"
  3. Klik på "Ny regel"
  4. Vælg "Flyt meddelelser fra en bestemt person til en mappe" og klik "Næste"
  5. Klik på "personer eller offentlig gruppe" i teksten, og vælg en kontakt (f.eks. en kollega eller ven)
  6. Klik "Næste", og klik derefter på "angivet" i teksten
  7. Vælg mappen "01. KUNDER" → "01. AKTIVE"
  8. Klik "Næste", derefter "Næste" igen (spring evt. undtagelser over)
  9. Navngiv reglen, f.eks. "Flyt e-mails fra [kontakt] til AKTIVE KUNDER"
  10. Sørg for at "Kør regel nu" er markeret, hvis du vil køre reglen på eksisterende e-mails
  11. Klik "Udfør"

TIP!

Du kan oprette flere regler for forskellige afsendere eller emner. Husk at regler køres i den rækkefølge, de er angivet i regellisten, så de vigtigste regler bør stå øverst.

Tjekliste:

Din regel er nu aktiv og vil automatisk flytte e-mails fra den valgte afsender til mappen "01. AKTIVE" under "01. KUNDER".

For at teste reglen:

  1. Send dig selv en test-e-mail fra den konto, du har angivet i reglen
  2. E-mailen bør automatisk flyttes til den angivne mappe
  3. Hvis e-mailen ikke flyttes automatisk, kan du kontrollere at reglen er aktiveret ved at gå tilbage til "Administrer regler og beskeder" og sikre, at der er markering i afkrydsningsfeltet ud for din regel

Øvelse 4: Udvid mappestrukturen med projektmapper

I denne øvelse skal du udvide din mappestruktur med projektspecifikke mapper og underkategorier.

  1. Find mappen "03. PROJEKTER" som du oprettede i Øvelse 1
  2. Højreklik på mappen og vælg "Ny mappe"
  3. Opret følgende projektmapper med korrekt navngivning:
    • 01. IGANGVÆRENDE
    • 02. AFSLUTTEDE
    • 03. FREMTIDIGE
  4. Højreklik på "01. IGANGVÆRENDE" og opret en mappe for et specifikt projekt, f.eks. "01. WEBSITE OPDATERING"
  5. Under projektmappen, opret følgende undermapper:
    • 01. PLANLÆGNING
    • 02. MØDEREFERATER
    • 03. LEVERANCER

TIP!

Denne struktur gør det nemt at holde overblik over projekter i forskellige faser. Du kan nemt flytte et helt projekt fra "IGANGVÆRENDE" til "AFSLUTTEDE" når projektet er færdigt, uden at miste undermapper og e-mails.

Tjekliste:

Din udvidede mappestruktur for projekter bør nu se sådan ud:

  • 03. PROJEKTER
    • 01. IGANGVÆRENDE
      • 01. WEBSITE OPDATERING
        • 01. PLANLÆGNING
        • 02. MØDEREFERATER
        • 03. LEVERANCER
    • 02. AFSLUTTEDE
    • 03. FREMTIDIGE

Øvelse 5: Opret avancerede regler med flere betingelser

I denne øvelse skal du oprette en mere avanceret regel, der bruger flere betingelser og handlinger.

  1. Vælg fanen "Startside" i Outlook
  2. Klik på "Regler" og vælg "Administrer regler og beskeder"
  3. Klik på "Ny regel" og vælg "Start fra en tom regel"
  4. Vælg "Anvend regel på meddelelser, jeg modtager" og klik "Næste"
  5. Marker afkrydsningsfeltet "med specifikke ord i emnefeltet"
  6. Klik på "specifikke ord" i teksten, og tilføj et eller flere nøgleord, f.eks. "Projekt" og "Website"
  7. Marker også afkrydsningsfeltet "sendt kun til mig" og klik "Næste"
  8. Marker afkrydsningsfeltet "flyt den til den angivne mappe"
  9. Klik på "angivne" i teksten, og vælg mappen "03. PROJEKTER" → "01. IGANGVÆRENDE" → "01. WEBSITE OPDATERING"
  10. Marker også afkrydsningsfeltet "marker den som vigtighed" og vælg "Høj"
  11. Klik "Næste", navngiv reglen, og klik "Udfør"

TIP!

Avancerede regler med flere betingelser giver dig meget præcis kontrol over e-mail-håndteringen. Du kan kombinere betingelser med "og" (alle betingelser skal være opfyldt) eller "eller" (mindst én betingelse skal være opfyldt) afhængigt af dine behov.

Tjekliste:

Din avancerede regel vil nu:

  1. Identificere e-mails, der indeholder ordene "Projekt" og "Website" i emnefeltet
  2. Kontrollere at e-mailen kun er sendt til dig (ikke til flere modtagere)
  3. Automatisk flytte disse e-mails til projektmappen "01. WEBSITE OPDATERING"
  4. Markere disse e-mails som havende høj vigtighed

Du kan teste reglen ved at sende dig selv en e-mail med ordene "Projekt" og "Website" i emnefeltet.

Del 2: Kategorier

Øvelse 6: Opret og navngiv kategorier

I denne øvelse skal du oprette og navngive kategorier, der passer til din arbejdssituation.

  1. Åbn Outlook og lokaliser en e-mail i din indbakke
  2. Højreklik på e-mailen og vælg "Kategoriser" → "Alle kategorier"
  3. I dialogboksen "Farve kategorier" skal du klikke på "Ny"
  4. Opret følgende kategorier (med passende farver):
    • PROJEKT A (Rød)
    • PROJEKT B (Blå)
    • VIGTIGT (Gul)
    • OPFØLGNING (Orange)
    • PERSONLIGT (Lilla)
  5. For hver kategori skal du vælge en passende farve og klikke på "OK"
  6. Når du har oprettet alle kategorier, klik på "OK" for at lukke dialogboksen

TIP!

Vælg farver, der intuitivt passer til kategorierne. For eksempel er rød ofte forbundet med vigtige ting, grøn med afsluttede opgaver, og gul med ting der kræver opmærksomhed. Brug STORE BOGSTAVER i kategorierne for at matche din mappestruktur.

Tjekliste:

  • Jeg har oprettet alle fem kategorier
  • Jeg har givet hver kategori en passende farve
  • Jeg har brugt STORE BOGSTAVER i kategorierne
  • Jeg kan se alle kategorier, når jeg klikker på "Kategoriser" på en e-mail

Dine kategorier skulle nu være tilgængelige, når du klikker på "Kategoriser" i Outlook. De bør vises med deres respektive farver og navne.

Bemærk: I Outlook med Exchange eller Office 365 synkroniseres dine kategorier på tværs af enheder, så du ser de samme kategorier, uanset hvilken enhed du bruger til at åbne din e-mail.

Øvelse 7: Tildel kategorier til e-mails

I denne øvelse skal du øve dig i at tildele kategorier til forskellige e-mails og tildele flere kategorier til samme e-mail.

  1. Åbn din indbakke og find tre forskellige e-mails
  2. For den første e-mail: Højreklik og vælg "Kategoriser" → "PROJEKT A"
  3. For den anden e-mail: Klik på e-mailen og tryk på hurtigtasten (som standard er dette tasterne 1-9 for de første ni kategorier)
  4. For den tredje e-mail: Tildel to kategorier ved at:
    • Højreklik og vælg "Kategoriser" → "VIGTIGT"
    • Højreklik igen og vælg "Kategoriser" → "OPFØLGNING"
  5. Alternativt for den tredje e-mail: Højreklik, vælg "Kategoriser" → "Alle kategorier", marker begge kategorier, og klik "OK"

TIP!

Du kan hurtigt tildele kategorier ved at klikke på kategorifarverne i e-mailens højre side i listevisningen. Du kan også indstille hurtigtaster for dine mest brugte kategorier ved at gå til "Kategoriser" → "Alle kategorier" → Vælg kategori → "Hurtigtast".

Tjekliste:

  • Jeg har tildelt kategorier til tre forskellige e-mails
  • Jeg har prøvet at bruge højrekliksmenuen til at tildele en kategori
  • Jeg har tildelt to forskellige kategorier til den samme e-mail
  • Jeg kan se farvede kategorimærker på mine e-mails i indbakken

Dine e-mails skulle nu have farvede kategorimærker i højre side af listevisningen:

  • Den første e-mail har et rødt mærke (PROJEKT A)
  • Den anden e-mail har det mærke, du valgte via hurtigtasten
  • Den tredje e-mail har to mærker: et gult (VIGTIGT) og et orange (OPFØLGNING)

Når du holder musen over et kategorimærke, vises navnet på kategorien.

Øvelse 8: Filtrer e-mails efter kategori

I denne øvelse skal du lære at filtrere dine e-mails efter kategorier for at få et bedre overblik.

  1. Åbn din indbakke eller en anden mappe med kategoriserede e-mails
  2. Klik på "Filtrer e-mail" knappen i øverste højre hjørne (tragt-ikonet) eller klik på "Dato" i listevisningen og find filtreringsmuligheder
  3. Vælg "Kategoriseret" og derefter den kategori, du vil filtrere efter, f.eks. "PROJEKT A"
  4. Se hvordan listen nu kun viser e-mails med den valgte kategori
  5. For at se e-mails med flere kategorier, klik igen på "Filtrer e-mail" → "Kategoriseret" → vælg en anden kategori, f.eks. "VIGTIGT"
  6. For at fjerne filteret, klik på "Filtrer e-mail" → "Ryd alle filtre"

TIP!

Du kan også sortere efter kategorier ved at klikke på kolonneoverskriften "Kategorier". Hvis denne kolonne ikke vises, kan du højreklikke på kolonneoverskrifterne og vælge "Vis kolonner" → "Kategorier".

Tjekliste:

  • Jeg har filtreret mine e-mails efter mindst én kategori
  • Jeg har kontrolleret at filtreringen virker korrekt
  • Jeg har prøvet at filtrere efter en anden kategori
  • Jeg har fjernet filteret igen

Når du filtrerer efter en kategori, viser Outlook kun de e-mails, der har denne kategori tildelt. Dette er særligt nyttigt, når du leder efter alle e-mails relateret til et bestemt projekt eller emne, uanset hvilken mappe de er placeret i.

Du kan også bruge avanceret søgning ved at klikke på "Søg" og derefter "Avanceret søgning" for at søge efter e-mails med specifikke kategorier på tværs af mapper.

Øvelse 9: Brug kategorier i kalenderen

I denne øvelse skal du lære at bruge kategorier i Outlook-kalenderen for at markere forskellige typer aftaler.

  1. Skift til kalendervisningen i Outlook ved at klikke på "Kalender" i nederste venstre hjørne
  2. Opret en ny aftale ved at dobbeltklikke på et tidspunkt i kalenderen
  3. Giv aftalen et navn, f.eks. "Møde om Projekt A"
  4. Før du gemmer aftalen, klik på "Kategoriser" i aftalevinduet
  5. Vælg kategorien "PROJEKT A" (eller en anden relevant kategori)
  6. Gem aftalen ved at klikke på "Gem og luk"
  7. Opret endnu en aftale og tildel den kategorien "PROJEKT B"
  8. Bemærk hvordan aftalerne vises med forskellige farver i kalenderen

TIP!

Kategorier i kalenderen giver et hurtigt visuelt overblik over forskellige typer aftaler. Du kan også filtrere kalendervisningen efter kategorier ved at klikke på "Vis" → "Vis/Skjul" → "Farve" → vælg kategori.

Tjekliste:

  • Jeg har oprettet mindst to aftaler med forskellige kategorier
  • Jeg kan se kategoriernes farver på aftalerne i kalenderen
  • Jeg har prøvet at redigere en eksisterende aftale og ændre dens kategori
  • Jeg har bemærket, hvordan farvekoderne giver et bedre visuelt overblik

Dine aftaler bør nu vises med de farvekoder, der svarer til deres kategorier. Dette gør det nemt at skelne mellem forskellige typer aftaler i kalenderen.

Du kan også:

  • Højreklikke på en aftale for hurtigt at ændre dens kategori
  • Tildele flere kategorier til samme aftale
  • Oprette tilbagevendende aftaler med en bestemt kategori
  • Filtrere kalendervisningen, så du kun ser aftaler fra bestemte kategorier

Øvelse 10: Opret et møde fra en kategoriseret e-mail

I denne øvelse skal du lære, hvordan kategorier overføres, når du opretter et møde baseret på en e-mail.

  1. Find en e-mail, som du allerede har tildelt en kategori (f.eks. "PROJEKT A")
  2. Højreklik på e-mailen og vælg "Svare med møde" eller "Svare alle med møde"
  3. Bemærk, at mødeaftalen automatisk arver kategorien fra e-mailen
  4. Tilføj eventuelle detaljer til mødet (dato, tid, deltagere osv.)
  5. Send mødeindkaldelsen
  6. Skift til kalendervisning for at bekræfte, at mødet vises med den korrekte kategoris farve

TIP!

Denne funktion er særligt nyttig, når du håndterer e-mails fra forskellige projekter. Ved at beholde kategorien sikres det, at alle relaterede aftaler og e-mails er konsistent mærket, hvilket gør det nemmere at holde styr på forskellige projekter.

Tjekliste:

  • Jeg har oprettet et møde baseret på en kategoriseret e-mail
  • Jeg har bekræftet, at mødet arvede kategorien fra e-mailen
  • Jeg har set mødet med den korrekte farve i kalenderen
  • Jeg forstår, hvordan denne funktion kan hjælpe med at holde projekter organiseret

Når du opretter et møde fra en kategoriseret e-mail, bør mødet automatisk have samme kategori. Dette skaber en konsistent organisering på tværs af e-mails og kalenderaftaler.

Du kan kontrollere denne integration ved at:

  • Se mødet i kalenderen, hvor det bør have samme farve som kategorien på den oprindelige e-mail
  • Åbne mødedetaljer og bekræfte, at kategorien er korrekt angivet
  • Bemærke, at hvis du ændrer kategorien på mødet, påvirker det ikke den oprindelige e-mail

Denne integrerede funktionalitet er en af de stærke fordele ved at bruge kategorier konsekvent i Outlook.