AOF-ACADEMY

Visning af Flere Kalendere i Outlook

3 praktiske øvelser til at mestre arbejdet med flere kalendere

Fordele ved at arbejde med flere kalendere:

BEMÆRK!

For at kunne se andres kalendere kræver det, at du har de nødvendige tilladelser i din organisation. Typisk kan du se andre kalendere, hvis I bruger Microsoft Exchange Server eller Microsoft 365. Kontakt din IT-administrator, hvis du har problemer med at få adgang til kollegers kalendere.

Øvelse 1: Tilføj og vis en kollegas kalender

I denne øvelse skal du lære at tilføje en kollegas kalender til din Outlook, så I nemmere kan koordinere møder og aktiviteter.

  1. Åbn Outlook og klik på "Kalender" i navigationsruden i bunden (eller siden) af skærmen
  2. Find sektionen "Mine kalendere" i kalenderpanelet til venstre
  3. Højreklik i området og vælg "Tilføj kalender" → "Fra adressebog" (eller lignende mulighed afhængigt af din version af Outlook)
  4. I adressebogen, søg efter og vælg en kollega, hvis kalender du ønsker at se
    • Du kan søge efter navn i søgefeltet
    • Du kan også browse gennem organisationshierarkiet, hvis det er tilgængeligt
  5. Vælg den ønskede kollega og klik på "OK" eller "Tilføj"
  6. Bekræft, at kollegaens kalender nu vises i sektionen "Delte kalendere" i kalenderpanelet til venstre
  7. Sørg for, at der er sat flueben ved både din egen kalender og kollegaens kalender
  8. Observer, hvordan begge kalendere nu vises side om side i hovedvisningen
    • Din egen kalender vises typisk til venstre
    • Kollegaens kalender vises til højre
    • Bemærk, hvordan det er nemt at se, hvornår I begge er ledige
  9. Prøv at navigere gennem forskellige datoer og bemærk, at begge kalendere følger med

TIP!

Du kan tilføje flere kollegers kalendere samtidigt ved at holde Ctrl-tasten nede, mens du vælger personer i adressebogen. Dette er særligt nyttigt, hvis du skal koordinere et møde med flere deltagere.

Tjekliste:

Nu burde du kunne se din kollegas kalender ved siden af din egen. Dette giver flere fordele:

  • Du kan nemt se, hvornår din kollega er ledig, så du kan planlægge møder på passende tidspunkter
  • Du kan få indsigt i kollegaens aktiviteter og arbejdsbelastning
  • Du kan undgå at forstyrre kolleger, når de er i møder eller har andre forpligtelser

Bemærk, at detaljeringsgraden i kollegaens kalender afhænger af de delingstilladelser, de har givet dig. Nogle kolleger deler måske kun ledig/optaget-information, mens andre deler fulde detaljer om deres aftaler.

Hvis du vil justere visningen, kan du:

  1. Ændre rækkefølgen af kalendere ved at trække dem op/ned i kalenderpanelet
  2. Justere bredden af kalenderkolonnerne ved at trække i skillelinjen mellem dem
  3. Ændre farven på en kalender ved at højreklikke på den i kalenderpanelet og vælge "Farve"

Øvelse 2: Sammenflette kalendere for bedre mødekoordinering

I denne øvelse skal du lære at sammenflette ("merge") kalendere, så du kan se alle aftaler i én samlet visning. Dette er særligt nyttigt til mødekoordinering.

  1. Fortsæt fra øvelse 1, hvor du allerede har tilføjet en kollegas kalender
  2. I kalenderpanelet til venstre, find pilen ud for din kollegas kalendernavn
    • Pilen peger normalt mod højre, når kalenderne vises side om side
  3. Klik på pilen for at sammenflette kalenderne
    • Pilen vil ændre retning og pege nedad
    • Bemærk, at kalendervisningen nu ændres til én samlet kalender
  4. Observer, hvordan både dine og din kollegas aftaler nu vises i samme kalender
    • Dine aftaler vises typisk i din kalenders farve
    • Kollegaens aftaler vises i en anden farve
  5. Find et tidspunkt, hvor både du og din kollega er ledige
  6. Prøv at oprette en ny mødeindkaldelse ved at dobbeltklikke på et ledigt tidspunkt
  7. I mødeindkaldelsen, tilføj din kollega som deltager (i feltet "Til...")
  8. Bemærk, at Outlook automatisk viser ledig/optaget-information for din kollega i planlægningsassistenten
  9. Luk mødeindkaldelsen uden at gemme
  10. For at vende tilbage til visningen med kalendere side om side, klik igen på pilen ud for kollegaens kalendernavn
    • Pilen vil nu pege mod højre igen
    • Kalenderne vises igen side om side

TIP!

Den sammenflettede visning er ideel, når du skal finde et ledigt tidspunkt for et møde med en kollega. Du kan sammenflette flere kalendere på samme tid for at koordinere møder med flere deltagere. Brug forskellige farver for hver kalender for at holde styr på, hvem der har hvilke aftaler.

Tjekliste:

Ved at sammenflette kalendere opnår du en effektiv visning for mødekoordinering:

  • Du får et mere kompakt overblik over ledige tidspunkter, da du kun ser én kalender i stedet for flere side om side
  • Du kan nemmere identificere overlap og konflikter mellem forskellige personers aftaler
  • Du bevarer farvekodningen, så du stadig kan se, hvilke aftaler der tilhører hvem

Sammenfletning af kalendere er særligt nyttigt i disse situationer:

  1. Team-koordinering: Når du skal finde tid til teamaktiviteter
  2. Projektplanlægning: Når du skal se alle projektdeltageres tilgængelighed samtidigt
  3. Ressourceplanlægning: Når du skal koordinere mødelokaler eller udstyr sammen med personers tilgængelighed

Husk, at du altid kan skifte mellem de to visninger (side om side eller sammenflettet) ved at klikke på pilen ud for kalendernavnet. Brug den visning, der passer bedst til din aktuelle opgave.

Øvelse 3: Administrer flere kalendere og tilpas visningen

I denne øvelse skal du lære at arbejde med flere kalendere samtidigt og tilpasse visningen for at optimere din kalenderoversigt.

  1. Fortsæt fra de tidligere øvelser, hvor du allerede har tilføjet mindst én kollegas kalender
  2. Tilføj endnu en kalender (hvis muligt):
    • Følg samme fremgangsmåde som i øvelse 1 for at tilføje en anden kollegas kalender
    • Alternativt kan du oprette en ny kalender: Højreklik på "Mine kalendere" og vælg "Ny kalender"
    • Giv kalenderen et navn, f.eks. "Projekter" eller "Privat"
  3. Tilpas farverne på dine kalendere:
    • Højreklik på hver kalender i kalenderpanelet
    • Vælg "Farve" og vælg en passende farve for hver kalender
    • Vælg tydelige, kontrastfyldte farver, så du nemt kan skelne mellem kalenderne
  4. Eksperimenter med forskellige visningsindstillinger:
    • Prøv at markere/afmarkere forskellige kalendere for at se, hvordan visningen ændres
    • Prøv at sammenflette nogle kalendere og holde andre separate
    • Skift mellem dag-, uge- og månedsvisning for at se, hvordan flere kalendere vises i forskellige tidsperioder
  5. Gruppér relaterede kalendere (hvis muligt i din version af Outlook):
    • Højreklik på "Mine kalendere" og vælg "Ny kalendergruppe"
    • Navngiv gruppen, f.eks. "Team" eller "Projekter"
    • Træk relevante kalendere ind i den nye gruppe
  6. Tilpas visningsdetaljer for kalendere:
    • Højreklik på en af kollegaernes kalendere
    • Vælg "Visningsindstillinger" eller tilsvarende
    • Eksperimenter med forskellige indstillinger som "Vis kun titler" eller "Vis ledig/optaget"
  7. Prøv at lukke en kalender midlertidigt:
    • Fjern markeringen fra afkrydsningsfeltet ud for en kalender
    • Bemærk, at kalenderen forsvinder fra visningen, men stadig er tilgængelig i listen
    • Markér afkrydsningsfeltet igen for at vise kalenderen
  8. Prøv at fjerne en kalender permanent (valgfrit):
    • Højreklik på en kalender, du ikke længere har brug for at se
    • Vælg "Fjern kalender" eller "Slet"
    • Bekræft handlingen, hvis du bliver spurgt

TIP!

Brug kalendergrupper til at organisere relaterede kalendere sammen. For eksempel kan du have en gruppe for "Team", en for "Projekter" og en for "Personlig". Dette gør det nemt at slå alle kalendere i en gruppe til eller fra samtidigt ved at klikke på gruppens afkrydsningsfelt.

Tjekliste:

Ved at mestre administration af flere kalendere kan du skabe et personligt tilpasset planlægningssystem:

  • Farver: Brug konsekvent farvekodning for at skabe visuel sammenhæng. For eksempel kan alle projektrelaterede kalendere være i blå nuancer, mens personlige kalendere er i grønne nuancer.
  • Grupper: Organisér kalendere i logiske grupper for at reducere rod og gøre det nemt at finde relevante kalendere.
  • Selektiv visning: Vis kun de kalendere, der er relevante for din aktuelle opgave. Skift mellem forskellige kalendersæt efter behov.

Avancerede teknikker for kalenderadministration:

  1. Overlay-visning: Ved at sammenflette kalendere kan du se overlap og ledige perioder tydeligere.
  2. Detaljeniveau: Tilpas visningsdetaljer for forskellige kalendere. For eksempel kan du vælge kun at se ledig/optaget-information for nogle kolleger, mens du ser fulde detaljer for andre.
  3. Midlertidige visninger: Skab midlertidige kalenderkombinationer til specifikke møder eller projekter ved at markere og afmarkere relevante kalendere.

Husk at regelmæssigt rydde op i dine kalendere ved at fjerne dem, du ikke længere har brug for. Dette holder din Outlook organiseret og gør det nemmere at finde de kalendere, du faktisk bruger.